Criterios que no puedes olvidar en la implementación de un proyecto de mejora

Yo creo que la gerencia es un arte muy complejo. Aún reflexiono sobre las características básicas que debe tener un buen gerente, sin embargo, allí mismo comienza la dificultad ¿Qué es un buen gerente?. He tratado de leer los pensadores modernos y con la excepción de mi escritor “gerencial” favorito (Mintzberg) la mayoría de los libros, cursos, charlas hablan básicamente de lo mismo, la cuales (palabras más, palabras menos) plantean las mismas cosas: la receta que muestra al súperhombre que solo le falta la capa y tener visión de rayos x, beta o lo que sea muy al ideal de Senge (sin menospreciar sus conceptos).  Pero más alla de esos dotes extraordinarios, (al menos en mi experiencia, sea dicho de paso es corta), si de algo estoy seguro es de las características de los proyectos fracasados o en su defecto con resultados mediocres (sobre la media, efectivos pero ni eficaces ni eficientes).

Por lo cual he recopilado algunos de los elementos básicos que nunca se deben olvidar al momento de una implementación de prácticamente cualquier cosa: PMP, 6 Sigma, Lean, SCOR, ITIL, RUP, COBIT, COSO, Val iT o cualquier otro marco de trabajo que esté por recrearse. A continuación la lista de las 5 cosas que debemos tener presente siempre:

1. El cochino dinero: Para que cualquier iniciativa sea factica en resultados es imperativo conocer los costos actuales del proceso que se desea mejorar. No conocer el futuro es “creíble” (aunque existen las simulaciones de montecarlo), pero no conocer el presente y el pasado es imperdonable

2. Roma no se construyó en un día: Los proyectos que he visto morir o desarrollarse de forma pobre, no han sido por falta de competencias o recursos (especialmente económicos). Su carencia radica en que han tenido Gerentes más no líderes. Cohesionar grupos es todo un arte que no se aprende con la serie for dummies (la cual recomiendo altamente leer, porque sus libros son estructuralmente muy lean),  pero sin esto un proyecto tiene altas probabilidades de tener un destino fatídico.

3. El Poder, la afiliación y otras yerbas: Las personas que se ven afectadas por los cambios que genera una implementación no tienen que estar de acuerdo con éstos. Las empresas, segun Seth Godin, son organismos vivos y, como tales, nacen, respiran, viven, sufren mutaciones, se relacionan e interactúan con cientos de otros organismos vivos y se adaptan o mueren. Así que un líder en su ejercicio de poder debería convencer antes de vencer, recordemos el capítulo 10 de “El Principito”

4. No busque recetas: Lo que le voy a indicar le puede sonar extraño pero en los proyectos “Lean” y “Seis Sigma” (al menos que es donde tengo conocimiento), más importante que la receta son los ingredientes (revise el Garbage model por la analogía con las semillas). Las áreas de cada empresa son únicas, con características y propiedades inherentes, por ende, y siguiendo con las ideas de Godin, las organizaciones tienen su propio “genotipo”, (tener la perseverancia de un Wilhelm Johannsen o un Gregor Mendel sería fabuloso aplicarlas en los roles “gerenciales” de un proyecto)

5. Construir conocimiento: Los libros son maravillosos pero són solo eso libros, ofrecen datos e ideas, pero no resuelven los problemas. Por lo cual, copiar las soluciones de los casos de éxito e implementarlas sin un análisis exhaustivo es como estudiar matemáticas sólo resolviendo los ejercicios resueltos, es decir, puro y absoluto desperdicio

Por cierto y para culminar recomiendo estos 02 libros, son fáciles de leer y agregan demasiado valor:

Information paradox

How to measure anything

Integración entre buenas prácticas (Lean, 6 sigma y SCOR)

Muchas veces queremos conocer en pocas imágenes la base conceptual de una “mejor práctica”, de manera de tener una síntesis de los principios e ideas centrales que la soportan. A continuación les muestro una breve presentación de 6 sigma, lean y SCOR y en la última lámina su integración como marcos de trabajo, a través de los archiconocidos diagramas de Venn (obviamente se cumplen todas sus propiedades):

Cadena de suministro excelsa: Val IT + Lean + Seis Sigma + SCOR

SCOR es un marco de trabajo, que describe un modelo de referencia para la gestión de los procesos asociados a una cadena de suministro. Fue creado por el Supply Chain Council con la intención de establecer un estándar para todos los tipos de organizaciones que requieran un flujo de insumos. A través de este esquema, se pueden “desenmarañar” todos los aspectos más resaltantes, identificando los objetivos de mejoramiento de desempeño en servicio y costos, con un basamento cuantitativo sólido, eliminando el desperdicio en sus procesos claves, con foco además en la optimización de  las inversiones tecnológicas.

Del párrafo anterior resalté varias palabras: “cuantitativo”, “desperdicio”, “inversiones tecnológicas”, que (para quien haya leído mis artículos anteriores) son frases comunes en la tertulia que promuevo a través de mi blog. Pero ¿Qué conexión que existe entre todos estos conceptos?: la búsqueda de las mejores prácticas. ¿Y cómo no estar interrelacionados?, si Seis Sigma establece el marco conceptual estadístico para el manejo de la data, lean o pensamiento esbelto ofrece herramientas que eliminan las actividades innecesarias y ValiT establece criterios estratégicos para una toma adecuada de decisiones asociadas a inversiones tecnológicas y liderazgo, el conocimiento de la “existencia” de estos términos para cualquier profesional orientado a la logística, suministros, procura o almacenes, es de gran utilidad,  ya que podría seleccionar el que más le identifique, e ir incorporándolo a su día a día, y de esta manera impulsar su gestión administrativa, eso sí, teniendo a SCOR como primer paso en la camino de la mejora, ya que como marco de trabajo tiene desde objetivos definidos hasta métricas pre-establecidas de gran utilidad.

¿Porqué recomiendo iniciar cualquier mejora en una cadena de suministros a través de SCOR, antes que Justo a tiempo?

Existen cualquier cantidad de libros que enumeran las bondades del método justo a tiempo,  y es evidente su popularidad, no por algo Toyota (con las excepciones de nuestra década), ha sido un referente a la excelencia en servicio, manufactura o diseño. Pero el JIT (o método justo a tiempo) tiene desventajas que para una pequeña o mediana empresa, pueden ser difíciles de sortear si buscan implementar al “pie de la letra”, cualquiera de los libros que la explica, que en cambio, la metodologìa SCOR, ya ofrece soluciones “plug and play” para utilizar. Recordemos un principio fundamental de la gerencia que hasta ahora funciona muy bien: “No se puede gestionar lo que no se mide”, y allí SCOR destaca, porque hace énfasis en la medición de métricas como:

· Desempeño en las entregas
· Desempeño en el cumplimiento de los pedidos
· Capacidad de reposición (Fabricar a existencia)
· Tiempo de manejo para el cumplimiento del pedido
· Cumplimiento perfecto del pedido
· Tiempo de respúesta de la cadena de abasteciento
· Flexibilidad en la producción
· Costo del manejo total de la cadena de suministro
· Productividad en valor agregado
· Costo de garantía o costo de reproceso de las devoluciones
· Tiempo del ciclo de efectivo a efectivo (Cash to Cash)
· Días de inventario de abasto
· Retorno de los activos

Pues bien, ya no hay excusas para cualquiera que lea este artículo y desea un “improve” en su cadena de suministros. Tiene ya a su disposición varios términos que indagar y mejor aún ideas “no tan nuevas” para implementar, y de esta manera mejorar su calidad de vida profesional y dar mejores resultados.

Lean aplicado a IT = ValIT

Esta semana que termina, tuve el gusto de participar en un taller de formación en COBIT, con José Luis Quintero. Ciertamente no es mi área foco de desarrollo profesional, pero cada día que pasa (aunque parezca tácito) estoy más convencido que el desarrollo de procesos administrativos óptimos requieren sine qua non de una infraestructura tecnológica de punta, (que no se traduce precisamente esta expresión en equipos de última generación).

Pero más allá de discutir las virtudes y bondades del desarrollo de ISACA y su marco de trabajo estrella como lo es COBIT, me llamó la atención el concepto que explicaba José Luis denominado: Val IT. Básicamente esto plantea que los proyectos de TI se manejen como una cartera de inversiones, pensados en que alcancen un valor comercial y sean supervisados durante su ciclo de vida económico, palabras más, palabras menos, es el uso del concepto de creación de valor, el pilar fundamental del lean thinking o pensamiento esbelto.

Recordemos que Womack formalizó el concepto de valor en su libro “That machines that change the world“, que plantea a la “creación de valor” como las distintas iniciativas que desarrolla una empresa para transformar su trabajo en rentabilidad para sus accionistas, y mejor calidad de vida para sus empleados, a través de la premisa del lean thinking como lo es “eliminar el desperdicio”. Pero en ValIT el concepto va más allá, éste sugiere como el área de IT debe convertirse en un ente generador de estrategia y de cambio, un protagonista en la organización, lo cual, a mi parecer es un verdadero reto.

¿Será ValIT la evolución al concepto tradicional de cadena de valor de Porter? dónde en muchos casos el área de tecnología es sólo un habilitador más, o estaremos presenciando un cambio en la mentalidad de la organización, hacia un gobierno corporativo de IT ampliado. ¿Podremos ver en alguna pequeña o mediana empresa al equipo de tecnología ser los pioneros en la alineación estratégica del negocio o en la creación de un BSC?

Al fin y al cabo en estrategia no todo esta escrito (Bueno tal vez Sun Tzu escribió algo así como el 95% de lo que actualmente se usa), pero como plantea Mintzberg: la dirección de empresas no es una ciencia. Se trata de una arte, de algo con un evidente componente empresarial. Y al tratarse de algo artesanal es muy importante haber experimentado ese arte y tener la experiencia necesaria para dominar esa parte empresarial.  Es por todo lo anteriormente planteado que ValIT me llama poderosamente la atención y recomiendo su lectura.

Material Académico 6 Sigma (open source)

A pesar que el marco de trabajo seis sigma es de alta utilización en diversos sectores manufactureros o transaccionales, el material bibliográfico no siempre es fácil de conseguir o por el contrario es muy repetitivo y parece más bien un libro de estadística o métodos cuantitativos.

Es por esto, que comparto el siguiente documento de la serie productividad, directo de la tierra del sol naciente: Japón. Es importante destacar que el libro es de uso académico y como tal es compartido, para que aquellos entusiastas como mi persona, puedan acceder a un material de excelente calidad, fácil de leer y muy bien estructurado. Recordemos algo, las ideas pueden ser valiosas pero éstas verdaderamente destacan es en su ejecución

Espero lo disfruten, y si comentan les seré agradecido.

Cosas que no son Seis Sigma

Seis Sigma es un marco de trabajo, una metodología que usa la estadística como soporte para una toma de decisiones acertada. Ahora bien, ¿Qué no es la metodología Seis Sigma?:

  • Numerología: Seis Sigma se basa en mediciones y estadística aplicada, no crea relaciones místicas entre sistemas, personas o acciones
  • Metodología para alinear un negocio: Seis Sigma no te dice cual proyecto es mejor o que iniciativa beneficia mejor a la organización, Seis Sigma permite que la estrategia traducida en procesos estén libres de defectos
  • Un plan motivacional: Seis Sigma no genera involucramiento, ésto sólo lo generan los líderes
  • El uso irracional de los números, el papel aguanta todo, pero la razón no, un valor matemáticamente puede ser correcto pero en la vida real improbable
Como nunca esta demás un modelo de información, a continuación (en una sola lámina), las fases que componen la metodología Seis Sigma:

Curso de Lean thinking en 60 segundos

¡No estoy mintiendo!, recordemos el dicho: ¨Una imagen vale más que 1000 palabras¨, bueno, si usamos muchas imágenes en secuencia serían millones de palabras (o algo así), lo cierto es que en el siguiente video, se describe en tan sólo 60 segundos (como en la famosa película precuela de F&F) la esencia del pensamiento esbelto o lean thinking, pido disculpas por la cuña, pero esa famosa tarjeta de crédito es quien financió este excelente comercial, que literalmente no tiene desperdicio: