¿Predicción o adaptación?

Hay que aprender a desaprender, No es contradicción, es enmendarse. No todo lo que se ve es realidad,No todo lo que se escucha es la verdad.

Cultura profética, “Ideas nuevas”

 

Tradicionalmente la gestión del proyecto se enfoca en el alcance de la solución final como producto. Sin embargo, si miramos desde la perspectiva del cliente deberíamos mirar el trabajo, no el producto.

Esta definición la dio hace bastantes años el brillante profesor Theodore Levitt:  “La gente no quiere comprar un taladro de un cuarto de pulgada lo que quiere son agujeros de un cuarto de pulgada”.

Durante el transcurso de cada día la gente se encuentra con tareas o trabajos, que ellos deben realizar enmarcados dentro de un proyecto. Para ayudar a que estos trabajos se realicen la gente usa productos y servicios. Por lo tanto, desde la perspectiva del cliente los productos y servicios son adquiridos como un medio de ayuda para realizar estos esfuerzos. Esto me lleva a afirmar que el director de proyectos más que un proveedor de productos y servicios, es un gestor para la satisfacción del cliente (final o intermedio)

Es por ello, que el reto de administrar proyectos es muy complejo, por ejemplo, bajo este enfoque no sería sólo gestionar las comunicaciones per se, sino manejar las expectativas de todos nuestros interesados, recordemos que la expectativa es aquella imagen mental que se construye antes de consumir y que te mueve a consumir un producto, en la cual, intervienen varios factores, pero sobretodo tiene que ver con elementos de comunicación (no sólo publicidad). Cuanto mayor es la expectativa, más fácil es que consuman el servicio que prestas. La venta es el resultado de una proyección de expectativas. Un Director de proyectos, no es sólo un buen comunicador, es un administrador efectivo de expectativas

El marco de trabajo es una consecuencia, no el fin. El método resulta de una de las mejores virtudes que tiene un buen gerente su “inteligencia etnocéntrica”:  es la capacidad de pensar, entender, razonar, asimilar, elaborar información y emplear el uso de la lógica sobre el mundo que le rodea de acuerdo con los parámetros de la culturapropia

Esa “habilidad etnocéntrica” le permitirá además combatir 03 de las falacias más importantes  que encuadran el pensamiento gerencial de la actualidad:

  • La falacia de la predicción: el entorno futuro no puede predecirse, ya que es imposible predecir el comportamiento de los competidores o del entorno
  • La falacia de la formalización: los procedimientos formales de planificación estratégica son insuficientes para hacer frente a los cambios constantes del entorno. Para ello, las organizaciones precisan de los sistemas informales y deben promover el aprendizaje juntando el pensamiento y la acción
  • La falacia de la independencia: la formulación de la estrategia no puede separarse del proceso de dirección; un departamento de planificación no puede captar toda la información necesaria para la formulación estratégica. Tampoco debe tratarse de un proceso formal periódico, sino que se trata de un proceso dinámico

 

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Metodologías híbridas que impulsan el resultado de los proyectos

Traducción al español del artículo escrito por Mario Henrique Trentim in Methodologies, Project Management el Sep 9, 2015 con permiso de su autor (fuente: https://www.projectmanager.com/blog/hybrid-methodologies-that-boost-project-results)

Después de casi 15 años de práctica de gestión de proyectos, aún tropiezo con personas que cuestionan la necesidad de estandarización. En realidad, es razonable preguntar ¿por qué se necesita estructura en un mundo volátil donde el cambio es la única certeza? Por otro lado, todos sabemos que un profesional de gestión de proyecto destacado, es el que domina muchas herramientas y técnicas. Con una comprensión del entorno, podrás elegir el enfoque adecuado y la combinación de metodologías necesaria.

Es por eso, en mis clases, talleres y seminarios, siempre destacó la importancia de ser “fluido” en los diferentes “idiomas o dialectos” de la dirección de proyectos. Hay un montón de normas y metodologías. Todos ellos tienen su lugar. Sin embargo, ¿cómo construir metodologías híbridas que se adapten a las necesidades de sus proyectos?

En este post, nos vamos a centrar en metodologías híbridas para gestión del tiempo. No sé ustedes, pero suelo tener tres calendarios en un proyecto:

Vista Ejecutiva: Se trata de una versión macro de la lista, incluyendo sólo hitos, entregables principales y puntos de decisión. La idea detrás de este enfoque se basa en principios de PRINCE2. Después de todo, no quiere molestar a su patrocinador, Junta de proyecto o cliente con todos los detalles del proyecto.
Vista Gerencial: Se trata de una programación más detallada con los paquetes de trabajo y actividades, incluyendo reservas y contingencias. Siendo el director del proyecto, lo uso como mi base para supervisar y controlar la ejecución del proyecto. La vista de la gestión del programa está alineada con los procesos del PMBOK Guide.
Vista de Equipo: Esto es lo que llamo la “microgestión”, la vista de la programación. Adoptar Scrum o Kanban para desagregar el calendario en actividades desde la vista ejecutiva en tareas más pequeñas para ser administradas y controladas a través del seguimiento en una tabla de visual. La visión de equipo es donde sucede el verdadero trabajo. Aumentar el compromiso con reuniones de pie y mejorar la productividad, discutiendo temas y quitando bloques del camino.
Manejar un calendario del proyecto ya es un reto enorme. Tres calendarios, suena loco, ¿no? Bueno, antes de dejar de leer este post, le explico la razón de este enfoque.

En primer lugar, deben ser desarrollados, administrados y actualizados en forma cohesionada y coherente. No habrá información contradictoria entre ellos. De hecho, no son tres calendarios diferentes, se presentan en tres niveles diferentes de detalle.

Vista Ejecutiva:

El punto de vista Ejecutivo destaca los hitos más importantes para apoyar la toma de decisiones a nivel directivo. La Junta de proyecto o patrocinador es responsable de proporcionar dirección y orientación al proyecto en la gestión por etapas y en la gestión por excepción.

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Figura 1 – Vista Ejecutiva (Hitos y ejemplo del calendario)

Vista Gerencial:

La vista gerencial define claramente el ciclo de vida del proyecto según mejores prácticas. El Gerente de proyecto es responsable de la planificación de proyectos y su supervisión para lograr los objetivos del proyecto indicados por la Junta o patrocinador. Siendo además garante de administrar los riesgos y contingencias como él o ella cumpliendo con las tolerancias establecidas.

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Figura 2 – Vista Gerencial (Ejemplo con el diagrama de Gantt)

Vista de Equipo:

Esta vista permite flexibilidad, agregando un nuevo grado de libertad y tolerancia que mejora los resultados del proyecto. En este punto de vista, el ciclo de vida del proyecto, fases, macro-entregables y tareas principales se dividen en pequeñas actividades para orientar la ejecución diaria.

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Figura 3 – Vista de Equipo (Ejemplo con un Kanban)

Vista Híbrida:

En orden para que esta configuración de trabajo funcione, jerarquías, procesos y estructura son necesarias. En otras palabras, Gobernanza de Proyectos. El patrocinador deberá desempeñar su papel en orientar y apoyar el administrador de proyectos que, a su vez, es responsable de gestionar recursos y personas para entregar resultados de acuerdo con las mejores prácticas. Dependiendo del tamaño del proyecto, líderes de equipo, encargados de aspectos técnicos y de aplicación en los paquetes de trabajo específico, deberán gestionar su propio desarrollo ágil, dando por resultado una metodología híbrida muy eficaz.

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Figura 4 – Ejemplo resumen metodología híbrida

La puesta a punto depende de la estructura, cultura y procesos organizacionales. En mi experiencia, es posible combinar fácilmente Kanban y Scrum, PRINCE2 y PMBOK. Una vez que empezar a trabajar con metodologías híbridas, se van a Potenciar los resultados del proyecto eligiendo la herramienta adecuada y procesan para adaptarse mejor a características y contexto de su proyecto.

Es muy importante ser “fluido” en más de un “lenguaje” de gestión de proyectos (metodologías, herramientas y técnicas). Mientras más se aprenda y mejor equipado se esté más sencillo será dominar los proyectos complejos que se cruzan en nuestro escritorio cada día. ¡Busque mejores formas de gestionar proyectos! Y, por favor, comparta sus descubrimientos con nosotros en ProjectManager.com.