Metodologías híbridas que impulsan el resultado de los proyectos

Traducción al español del artículo escrito por Mario Henrique Trentim in Methodologies, Project Management el Sep 9, 2015 con permiso de su autor (fuente: https://www.projectmanager.com/blog/hybrid-methodologies-that-boost-project-results)

Después de casi 15 años de práctica de gestión de proyectos, aún tropiezo con personas que cuestionan la necesidad de estandarización. En realidad, es razonable preguntar ¿por qué se necesita estructura en un mundo volátil donde el cambio es la única certeza? Por otro lado, todos sabemos que un profesional de gestión de proyecto destacado, es el que domina muchas herramientas y técnicas. Con una comprensión del entorno, podrás elegir el enfoque adecuado y la combinación de metodologías necesaria.

Es por eso, en mis clases, talleres y seminarios, siempre destacó la importancia de ser “fluido” en los diferentes “idiomas o dialectos” de la dirección de proyectos. Hay un montón de normas y metodologías. Todos ellos tienen su lugar. Sin embargo, ¿cómo construir metodologías híbridas que se adapten a las necesidades de sus proyectos?

En este post, nos vamos a centrar en metodologías híbridas para gestión del tiempo. No sé ustedes, pero suelo tener tres calendarios en un proyecto:

Vista Ejecutiva: Se trata de una versión macro de la lista, incluyendo sólo hitos, entregables principales y puntos de decisión. La idea detrás de este enfoque se basa en principios de PRINCE2. Después de todo, no quiere molestar a su patrocinador, Junta de proyecto o cliente con todos los detalles del proyecto.
Vista Gerencial: Se trata de una programación más detallada con los paquetes de trabajo y actividades, incluyendo reservas y contingencias. Siendo el director del proyecto, lo uso como mi base para supervisar y controlar la ejecución del proyecto. La vista de la gestión del programa está alineada con los procesos del PMBOK Guide.
Vista de Equipo: Esto es lo que llamo la “microgestión”, la vista de la programación. Adoptar Scrum o Kanban para desagregar el calendario en actividades desde la vista ejecutiva en tareas más pequeñas para ser administradas y controladas a través del seguimiento en una tabla de visual. La visión de equipo es donde sucede el verdadero trabajo. Aumentar el compromiso con reuniones de pie y mejorar la productividad, discutiendo temas y quitando bloques del camino.
Manejar un calendario del proyecto ya es un reto enorme. Tres calendarios, suena loco, ¿no? Bueno, antes de dejar de leer este post, le explico la razón de este enfoque.

En primer lugar, deben ser desarrollados, administrados y actualizados en forma cohesionada y coherente. No habrá información contradictoria entre ellos. De hecho, no son tres calendarios diferentes, se presentan en tres niveles diferentes de detalle.

Vista Ejecutiva:

El punto de vista Ejecutivo destaca los hitos más importantes para apoyar la toma de decisiones a nivel directivo. La Junta de proyecto o patrocinador es responsable de proporcionar dirección y orientación al proyecto en la gestión por etapas y en la gestión por excepción.

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Figura 1 – Vista Ejecutiva (Hitos y ejemplo del calendario)

Vista Gerencial:

La vista gerencial define claramente el ciclo de vida del proyecto según mejores prácticas. El Gerente de proyecto es responsable de la planificación de proyectos y su supervisión para lograr los objetivos del proyecto indicados por la Junta o patrocinador. Siendo además garante de administrar los riesgos y contingencias como él o ella cumpliendo con las tolerancias establecidas.

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Figura 2 – Vista Gerencial (Ejemplo con el diagrama de Gantt)

Vista de Equipo:

Esta vista permite flexibilidad, agregando un nuevo grado de libertad y tolerancia que mejora los resultados del proyecto. En este punto de vista, el ciclo de vida del proyecto, fases, macro-entregables y tareas principales se dividen en pequeñas actividades para orientar la ejecución diaria.

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Figura 3 – Vista de Equipo (Ejemplo con un Kanban)

Vista Híbrida:

En orden para que esta configuración de trabajo funcione, jerarquías, procesos y estructura son necesarias. En otras palabras, Gobernanza de Proyectos. El patrocinador deberá desempeñar su papel en orientar y apoyar el administrador de proyectos que, a su vez, es responsable de gestionar recursos y personas para entregar resultados de acuerdo con las mejores prácticas. Dependiendo del tamaño del proyecto, líderes de equipo, encargados de aspectos técnicos y de aplicación en los paquetes de trabajo específico, deberán gestionar su propio desarrollo ágil, dando por resultado una metodología híbrida muy eficaz.

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Figura 4 – Ejemplo resumen metodología híbrida

La puesta a punto depende de la estructura, cultura y procesos organizacionales. En mi experiencia, es posible combinar fácilmente Kanban y Scrum, PRINCE2 y PMBOK. Una vez que empezar a trabajar con metodologías híbridas, se van a Potenciar los resultados del proyecto eligiendo la herramienta adecuada y procesan para adaptarse mejor a características y contexto de su proyecto.

Es muy importante ser “fluido” en más de un “lenguaje” de gestión de proyectos (metodologías, herramientas y técnicas). Mientras más se aprenda y mejor equipado se esté más sencillo será dominar los proyectos complejos que se cruzan en nuestro escritorio cada día. ¡Busque mejores formas de gestionar proyectos! Y, por favor, comparta sus descubrimientos con nosotros en ProjectManager.com.

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